PREGUNTAS FRECUENTES
La ANT adelanta procesos encaminados a:
-Asignar derechos sobre la tierra
-Reconocer derechos sobre la ocupación o posesión
-Brindar Seguridad jurídica sobre la titularidad
-Administrar las tierras de la Nación
La acreditación de la propiedad privada sobre bienes inmuebles en Colombia es un asunto reglado por lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 48 de la Ley 160 de 1994, el cual establece:
“(…) A partir de la vigencia de la presente Ley, para acreditar propiedad privada sobre la respectiva extensión territorial, se requiere como prueba el título originario expedido por el Estado que no haya perdido su eficacia legal, o los títulos debidamente inscritos otorgados con anterioridad a la vigencia de esta Ley, en que consten tradiciones de dominio por un lapso no menor del término que señalan las leyes para la prescripción extraordinaria. (…)».
De la lectura de este apartado normativo, puede extraerse que existen dos formas a través de las cuales una persona puede comprobar que un predio salió del dominio del Estado y tiene la connotación de propiedad privada. A continuación, se detallan:
Título originario expedido por el Estado que no haya perdido su eficacia legal. En el contexto de la acreditación de propiedad privada sobre un bien inmueble, este título consiste en el acto jurídico mediante el cual el Estado, en su carácter de persona jurídica, se desprende del dominio de determinada extensión territorial que le pertenecía y lo transfiere a una persona natural o jurídica de derecho privado.
Actualmente, el título originario expedido por el Estado por excelencia es la Resolución de Adjudicación de Baldío que expide la Agencia Nacional de Tierras en virtud de las funciones conferidas por la Ley 160 de 1994 y el Decreto Ley 2363 de 2015.
Sin embargo, es posible que otras entidades del Estado también profieran este tipo de actos administrativos para las finalidades y de la forma contemplada en la normatividad vigente pertinente, según el caso. Es importante mencionar que este tipo de títulos originarios pueden perder su eficacia legal, entendida esta como aptitud del acto administrativo de producir efectos jurídicos, cuando una autoridad judicial o administrativa declara su pérdida de fuerza ejecutoria.
Los títulos debidamente inscritos otorgados con anterioridad a la vigencia de esta Ley en que consten tradiciones de dominio por un lapso no menor del término que señalan las leyes para la prescripción extraordinaria.
A este mecanismo, por su largo nombre, se le ha denominado abreviadamente como «fórmula transaccional» y consiste en que, a falta de título originario expedido por el Estado, se requiere demostrar una cadena sucesiva de títulos traslaticios de dominio sobre el predio en cuestión, que se hayan debidamente celebrado e inscrito en el registro inmobiliario con, mínimo, veinte (20) años de antelación a la entrada en vigor de la Ley 160 de 1994, esto es, antes del 5 de agosto de 1974 si se tiene en cuenta que dicha Ley entró en vigor el 5 de agosto de 1994.
El término de veinte (20) años se debe a que, para agosto de 1994, el artículo 2532 de la Ley 84 de 1873 (Código Civil Colombiano) estipulaba que el lapso de tiempo necesario para adquirir en virtud de la prescripción extraordinaria era de 20 años. Actualmente, por modificación realizada por el artículo 6 de la Ley 791 de 2002, el término se redujo a diez años. Sin embargo, para efectos de acreditar propiedad privada por fórmula transaccional, en los términos del artículo 48 de la Ley 160 de 1994, sigue teniéndose como fecha límite hacía atrás en el tiempo el 5 de agosto de 1974.
Finalmente, debe recordarse que no basta con la celebración e inscripción de títulos en el registro inmobiliario del predio, sino que también se requiere que dichos títulos sean de aquellos que trasladan o transfieren el derecho real de dominio. Los títulos traslaticios de dominio son aquellos actos o contratos que transfieren la propiedad de un bien de una persona a otra. Este título no es el acto que formaliza la tradición (la entrega del bien), sino el documento o contrato que sirve de base legal para dicha transferencia, como puede ser una compraventa, una donación, una permuta, entre otros.
Asignación de derechos es el acto jurídico definitivo con el que se otorga a un sujeto de ordenamiento el derecho de dominio sobre un predio rural que se encuentre disponible, sin ocupación previa, y como resultado de surtir el procedimiento único.
Se entiende por Reconocimiento de derechos la adjudicación o formalización de terrenos baldíos de la Nación o bienes fiscales patrimoniales de la ANT a sujetos de ordena- miento ocupantes que exploten la tierra con aptitud agropecuaria y/o forestal. También se habla de reconocimiento de derechos en la formalización de predios privados.
Igualmente hay reconocimiento de derechos sobre los predios ocupados por las comunidades étnicas, a través de procedimientos de Constitución y Ampliación de resguardos y titulación colectiva a comunidades negras.
Son las áreas geográficas delimitadas donde se desarrollan procesos de colonización o predomina la existencia de tierras baldías y las áreas geográficas con características agro- ecológicas y socioeconómicas para el ordenamiento social y ambiental de la propiedad. Su objeto principal es fomentar y estabilizar la economía campesina, superar las causas de los conflictos sociales que las afecten y, en general, crear las condiciones para el logro de la paz y la justicia social en las áreas respectivas.
Conforme lo dispone el artículo 38 del Decreto 1465 de 2013, compilado en el artículo 2.14.19.5.1 del Decreto Único Reglamentario 1071 de 2015, el objeto del procedimiento agrario de recuperación de baldíos indebidamente ocupados es el de “(…) recuperar y restituir al patrimonio del Estado las tierras baldías adjudicables, las inadjudicables y las demás de propiedad de la Nación, que se encuentren indebidamente ocupadas por los particulares.”.
Siguiendo lo dispuesto en el artículo 37 del Decreto 1465 de 2013, compilado en el artículo 2.14.19.5.2. del Decreto Único Reglamentario 1071 de 2015, los siguientes tipos de ocupaciones ejercidas sobre algunos tipos específicos de bienes, serán calificados como indebidos, y habilitarán la ejecución del procedimiento de recuperación de baldíos indebidamente ocupados:
• Las tierras baldías que tuvieren la calidad de inadjudicables de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 67 y 74 de la Ley 160 de 1994 y las reservadas o destinadas por entidades estatales para la prestación de cualquier servicio o uso público.
• Las tierras baldías que constituyan reserva territorial del Estado.
• Las tierras baldías ocupadas que excedan las extensiones máximas adjudicables, de acuerdo con la Unidad Agrícola Familiar (UAF) definida para cada municipio o región por el Consejo Directivo del INCODER.
• Las tierras baldías ocupadas contra expresa prohibición legal, especialmente las que corresponden al Sistema de Parques Nacionales Naturales y al Sistema de Áreas Protegidas.
• Las tierras baldías que hayan sido objeto de un procedimiento de reversión, deslinde, clarificación, o las privadas sobre las cuales se declare extinción del derecho de dominio que se encuentren ocupadas indebidamente por particulares.
• Las tierras baldías que hayan sido objeto de caducidad administrativa, en los contratos de explotación de baldíos, que suscriba el INCODER en las zonas de desarrollo empresarial.
• Las tierras baldías que se encuentren ocupadas por personas que no reúnan la calidad de beneficiarios de reforma agraria en los términos previstos en el Capítulo XII de la Ley 160 de 1994.
• Las tierras baldías inadjudicables, reservadas o destinadas para cualquier servicio o uso público, que cuenten con títulos basados en la inscripción de falsas tradiciones.
La extinción del derecho del dominio privado es un procedimiento administrativo que tiene como fin extinguir a favor de la Nación el derecho de dominio sobre la totalidad o parcialidad de aquellos predios rurales de naturaleza privada donde se acredite el incumplimiento de la función social y/o ecológica de la propiedad, principios establecidos en el artículo 58 de la Constitución Política de Colombia. La autoridad competente para ejecutar este procedimiento es la Agencia Nacional de Tierras.
Ahora bien, la extinción del derecho de dominio será procedente cuando se incurra en las causales establecidas por el artículo 52 de la Ley 160 de 1994, que son:
1. Incumplimiento de la función social de la propiedad: se configura cuando el predio rural no sea explotado económicamente y se deje de ejercer posesión, entendiendo esta como la tenencia material del predio (corpus) con ánimo de señor y dueño (animus), durante tres (3) años continuos.
En los términos del artículo 1° de la Ley 200 de 1936, un predio rural es explotado económicamente por medio de hechos positivos propios de dueño, como las plantaciones o sementeras, la ocupación con ganados y otros de igual significación económica. Sin embargo, el cerramiento y la construcción de edificios no constituyen por sí solos pruebas de explotación económica pero sí pueden considerarse como elementos complementarios de ella.
2. Incumplimiento de la función ecológica de la propiedad: Tiene lugar cuando con las actividades desarrolladas en el predio se violen normas sobre conservación, mejoramiento y utilización racional de los recursos naturales renovables y los de preservación y restauración del ambiente, o cuando los propietarios transgredan las normas sobre zonas de reserva agrícola o forestal establecidas en los planes de desarrollo de los municipios o distritos con más de 300.000 habitantes.
Es importante precisar que en aquellos casos donde se incurrió en las causales previamente descritas por hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, el término para declarar la extinción se suspende mientras subsista dicha situación. No obstante, el propietario deberá demostrar una explotación económica regular antes y después de la ocurrencia de estos hechos. Lo anterior, teniendo en cuenta que la explotación económica es considerada regular y estable si, al momento de la visita de campo o inspección ocular que realice.
Si no hay área en el FMI no se calculan % de tolerancia, la misional que lleve el proceso solicitara la inscripción a registro del dato de área para el FMI.
Para los baldíos, no se pueden considerar % tolerancia ya que la resolución conjunta 1101 IGAC 11344 SNR no hace referencia a baldíos, los predios que aparecen como mejoras en baldíos de la nación que cuentan con algún dato de área, el análisis de áreas no es un análisis que tenga efecto registral ya que no existen actuación frente a registro por no tener una buena tradición.
Los predios levantados a los que se determina condición de Propiedad Privada Consolidada (PPC) no se excluyen del MTJ. Se registran con ruta de atención “Gestión Catastral”. Por tanto, no deben eliminarse, sino mantenerse con la ruta correspondiente.
Si se tratan de predios con Propiedad Privada consolidada, no se deben levantar, recordar que el objetivo del barrido es identificar y levantar predios Objeto de Ordenamiento.
Primero debe verificarse si existe una situación de informalidad. En caso afirmativo, si el folio presenta actuaciones de agregaciones o segregaciones, se debe estudiar toda la familia predial y garantizar la correcta identificación jurídica y física del predio formal sobre el cual recae la informalidad.
Si más del 60% del área se encuentra dentro del municipio objeto de intervención, el predio se puede incluir en el barrido. En el concepto catastral específico debe dejarse constancia de la situación y la alerta correspondiente.
Verificar y documentar la correspondencia territorial mediante revisión cartográfica oficial, si el predio se encuentra más del 60% dentro de los límites del municipio objeto de implementación, se levanta, si se encuentra relación con una cedula catastral del municipio aledaño, se relación dicha cedula catastral y dentro del concepto catastral especifico se deja la justificación de la asociación de NPN y la observación de inconsistencia intermunicipal en el concepto, así mismo esos casos deben ser mencionado en el correo de entrega de la UIT para que sean tenidos en cuenta en el momento de la validación del equipo SIG .
La reconstrucción del predio formal se realiza a partir del conjunto de insumos disponibles, partiendo del análisis del título y folio de matrícula del predio objeto de estudio, contrastando la información con los títulos y folios de los predios colindantes y con los aportes de los habitantes o colindantes que pueden dar fe de los linderos tradicionales.
Los linderos se delimitan con apoyo en la ortofoto, la identificación de elementos físicos reconocibles en terreno y los vectores oficiales (arcifinios o naturales) que sirvan de referencia, buscando la mayor correspondencia posible entre la realidad física y la descripción jurídica.
Ahora, si se identifica diferencias amplias entre la representación catastral y lo obtenido en la reconstrucción, se dejará como alerta dentro del concepto catastral especifico y será necesario aportar un informe de reconstrucción con apoyo gráfico, donde se describan las dificultades encontradas, el cual debe estar anexo en el expediente del predio formal.
para casos de predios formales de naturaliza baldía donde los ocupantes manifiesten no querer ser partícipes de los procesos que está llevando a cabo la ANT, se dejara estructurado el predio formal con ruta de atención “Administración de baldíos”, en el concepto catastral especifico se deja constancia de la situación y de la no participación de los ocupantes.
Tener presente que, dentro del barrido, se debe identificar las informalidades y los predios formales, en principio los levantamientos se orientan a la identificación de informalidades, los predios Formales se pueden delimitar en la oficina a través de títulos, planos e información que se recaude en terreno. sin embargo, si estando en terreno se encuentra la oportunidad de identificar el predio formal con apoyo de los solicitantes se recomienda hacerlo. Para eso resulta importante hacer un alistamiento de la información e identificar títulos u otros insumos que sirvan como soporte en la delimitación del predio formal.
1. Solicitud de enlace y acceso a la matriz BPM de la respectiva UIT a subsanar.
2. Verificación de finalización del proceso de validación técnica por parte del equipo de validación técnica de nivel central de los casos asignados, debe estar diligenciado el campo FECHA DE VALIDACIÓN TECNICA (columna M).
3. Solicitud de edición de los campos: 👷 NOMBRE DEL TÉCNICO SUBSANADOR; FECHA DE ASIGNACION / SUBSANADOR;👷 SUBSANACIÓN TÉCNICA OPERADOR / TERRITORIO;👷 FECHA SUBSANACIÓN TÉCNICA OPERADOR / TERRITORIO;👷 OBSERVACIÓN TÉCNICA OPERADOR / TERRITORIO, (columnas AQ; AR; AS; AT; AU) respectivamente, de la matriz BPM de la respectiva UIT a subsanar.
4. Verificación de asignación de subsanaciones por parte del líder técnico de territorio, campos: 👷 NOMBRE DEL TÉCNICO SUBSANADOR; FECHA DE ASIGNACION / SUBSANADOR (columnas AQ; AR) respectivamente, de la matriz BPM de la respectiva UIT a subsanar.
5. Subsanación de cada una de las observaciones técnicas realizadas por el equipo de validación técnica de nivel central consignadas en los campos: OBSERVACIONES y OBSERVACIÓN ESPECIFICA (columnas AN; AO), de igual manera, se deben verificar los campos correspondientes al rango de columnas comprendidas entre la N – AM.
6. Se debe dar respuesta a cada una de las observaciones realizadas por el equipo de validación técnica de nivel central por parte del subsanador de territorio, argumentando la subsanación realizada o la justificación de la no procedencia de la observación, lo anterior, diligenciando el campo: 👷 OBSERVACIÓN TÉCNICA OPERADOR / TERRITORIO (Columna AU).
7. Se debe diligenciar el desplegable correspondiente al campo: 👷 SUBSANACIÓN TÉCNICA OPERADOR / TERRITORIO (Columna AS), como PENDIENTE cuando el profesional subsanador de territorio no haya dado respuesta a la totalidad de las observaciones técnicas y como REALIZADA cuando haya culminado la subsanación de la totalidad de las observaciones técnicas.
8. Por último, solo si diligencia el campo: 👷 OBSERVACIÓN TÉCNICA OPERADOR / TERRITORIO (Columna AU) como REALIZADA, podrá diligenciar el campo: 👷 SUBSANACIÓN TÉCNICA OPERADOR / TERRITORIO (Columna AS) con la fecha en la cumplió en su totalidad el proceso de subsanación técnica.
No es necesario, puesto que no es actualización, por lo tanto, únicamente se levantan las construcciones de las informalidades.
La clasificación documental permite organizar los documentos según su función y su serie o subserie, con el propósito de identificar la oficina productora responsable. Este proceso es fundamental para garantizar que los expedientes estén completos, ordenados y sean de fácil consulta.
En el marco de las implementaciones de los POSPR, la clasificación debe realizarse una vez finalicen las matrices técnico-jurídicas o, en su defecto, cuando ya se cuente con la matriz de BPM Calidad, dado que la ruta jurídica definitiva permite al gestor documental determinar qué expedientes corresponden a cada oficina productora y a su respectiva serie o subserie documental.
Nota: En el cierre de la operación, la información no debe discriminarse por Unidades de Intervención Territorial (UIT), sino por criterios de clasificación documental, ya que la organización por UIT corresponde únicamente a la gestión interna de la SPO.
Se debe aplicar el lineamiento de carpeteo establecido entre el IGAC y la SPO para la organización de las carpetas digitales, dado que este lineamiento se enmarca en su papel de gestor catastral ejercida por la entidad y se articula con el Procedimiento de Implementación de POSPR (04) para los productos que de este se derivan. Esto implica el uso de sufijos estandarizados y de una estructura que garantice la normalización y uniformidad en la organización de la información.
En cuanto a los documentos físicos, debe mantenerse un orden lógico en las carpetas, observando los principios archivísticos de orden y procedencia, así como la clasificación documental, con el fin de asegurar la adecuada conservación de los documentos y de la información que contienen.
Es el proceso mediante el cual los documentos físicos se convierten en archivos digitales, cumpliendo parámetros de calidad, integridad y accesibilidad, para garantizar que el expediente digital sea fiel al documento original. Para su correcta ejecución, se debe consultar el instructivo de digitalización.
Nota: Lo ideal es contar con escáneres que permitan un tratamiento adecuado del material documental. Sin embargo, en territorio y según las condiciones presupuestales, pueden adoptarse metodologías alternativas que aseguren la captura de la información con una calidad de imagen óptima.
Las Tablas de Retención Documental (TRD) indican cuánto tiempo debe conservarse cada serie documental y en qué archivo debe ubicarse. Son la base para clasificar, organizar y transferir expedientes.
Sin embargo, en el contexto de las implementaciones, se consulta el Cuadro de Clasificación Documental, ya que esta herramienta permite homologar la información entre la guía de rutas y la codificación de la dependencia productora, así como de la serie y subserie documental correspondiente.
El FUID es el Formato Único de Inventario Documental, utilizado para registrar, describir y transferir documentos o expedientes de manera organizada y estandarizada.
Durante la fase de cierre operativo, el grupo de gestión documental en territorio debe elaborar un inventario global agrupado por UIT. Posteriormente, estos inventarios deben ser entregados clasificados por dependencia y por serie/subserie documental, garantizando así una organización coherente con los lineamientos archivísticos.
Es un instrumento de descripción documental que permite registrar el contenido global de un expediente sea híbrido, análogo y/o digital (siendo los híbridos los más comunes) con el fin de garantizar su trazabilidad.
Cuando existan documentos físicos o análogos que formen parte del expediente, estos deben organizarse de manera cronológica, en la carpeta física. En la hoja de control se deben relacionar los folios correspondientes al contenido físico, iniciando desde 1. Recuerde que el foliado se realiza por hoja y no por página. Aun así, la hoja de control debe mantener la estructura lógica de organización documental, ya que forma parte de una unidad documental completa denominada expediente.
Este instrumento debe diligenciarse con información precisa sobre el productor, la ruta, la fecha, la serie y las tipologías documentales. La información registrada debe corresponder fielmente al contenido real, aplicando el principio de orden y procedencia. En caso de que el expediente se actualice o modifique, el instrumento también debe actualizarse para evitar inconsistencias ante los entes de control.
El expediente descrito debe estar relacionado en el inventario, y debe existir coherencia en la denominación utilizada en el FUID, el rótulo de la carpeta y la hoja de control, garantizando una sincronía total entre todos los instrumentos archivísticos.
Se deben aplicar los estándares de nomenclatura definidos por la entidad para garantizar coherencia, orden, trazabilidad y facilitar el cargue masivo de la información. Para ello, es necesario que el gestor documental realice una lectura adecuada del documento, identificando elementos como el asunto, el tipo de título y la posible relación con alguna institución.
Esta comprensión permite, junto con el apoyo de otros profesionales, determinar con precisión los sufijos correspondientes. En caso de no contar con un sufijo específico, se podrá solicitar acompañamiento al nivel central, con el fin de identificar correctamente el tipo documental y definir el sufijo adecuado.
Principalmente se requiere el uso del SIT para el cargue documental, así como de las herramientas destinadas para el cargue y el manejo del servidor o repositorio dispuesto por la entidad. Es importante manejar el paquete Office, especialmente Excel, debido a su utilidad en la organización, control y validación de datos.
De manera preferible, se recomienda utilizar la consola de Windows para generar estructuras de carpeteo masivo, realizar cargues de documentos, renombramientos y otras herramientas que faciliten y agilicen la gestión documental.
Incluye un conjunto de prácticas para prevenir el deterioro físico de los documentos y asegurar la integridad digital de la información. Estas prácticas contemplan que la documentación sea entregada directamente al personal encargado de gestión documental, garantizando una adecuada recepción y manipulación.
Para el material físico, debe contarse con un espacio que evite la exposición a luz directa, así como prevenir el uso de elementos que deterioren los documentos, como clips, ganchos de cosedora, perforaciones, tachones o enmendaduras. También es fundamental evitar áreas con humedad o condiciones ambientales inestables. Por ello, se deben implementar rutinas de manejo, limpieza y almacenamiento que protejan los documentos de deformaciones, hongos, oxidación o pérdida de legibilidad.
En cuanto a los documentos digitales, se requiere el uso de formatos adecuados y estandarizados que garanticen interoperabilidad y preservación a largo plazo. Asimismo, deben implementarse mecanismos de respaldo seguro, copias de seguridad periódicas, procedimientos de verificación de integridad y almacenamiento en repositorios que cumplan con lineamientos de seguridad, disponibilidad y continuidad operativa. Es indispensable mantener controles de permisos, accesos y manipulación para todo el personal que interactúe con la información.
De esta manera, se protege tanto el soporte físico como el electrónico/digital, evitando riesgos de pérdida, alteración o deterioro, y asegurando la conservación, autenticidad y confiabilidad de la información en el tiempo.
Primeramente, los expedientes deben encontrarse en estado “Aprobado” por el grupo de validación. Una vez se cuente con dicha aprobación, se deberá esperar la asignación que indique qué expedientes deben cargarse.
Es importante tener en cuenta que el responsable del cargue debe contar con usuario, contraseña y permisos habilitados para ingresar al sistema y realizar el cargues documental. Una vez tenga la asignación y los permisos, deberá:
1. Identificar el número de formulario asignado.
2. Dirigirse al módulo de Solicitudes.
3. Ubicar el campo “Número de formulario”, copiar el número asignado y pegarlo en dicho campo.
4. Verificar que la persona creada coincida con la información del expediente digital.
surtido este proceso, deberá seleccionar la casilla correspondiente e ingresar a Soporte SIT.
Posteriormente:
5. Confirmar que todos los documentos en PDF cumplan con los parámetros de OCR y PDF/A, en caso de no tenerlos, el gestor realizará la aplicación de los estándares.
6. Recordar que, en los casos con FCF para personas naturales, se debe contar con el formato de apertura del expediente, el cual se carga desde la opción “Adicionar Doc”, seleccionando “Solicitud FISO”.
7. Luego de identificar nuevamente a la persona, cargar el formato y en el campo descriptivo registrar de manera detallada el nombre del documento y el número del formulario.
Una vez realizado este proceso, podrá iniciar con el cargue documental del expediente completo que contenga archivos en PDF.
No es necesario cargar los documentos IAS, dado que el grupo de RESO de la Subdirección de Sistemas de Información los validará posteriormente.
8. Finalmente, se recomienda revisar el formato “Listado SIT”, el cual orienta sobre cómo buscar la tipología en el sistema y cómo elaborar una descripción clara, concisa y coherente con el contenido del documento, de manera que cualquier persona pueda identificar fácilmente de qué trata. Adicionalmente, en caso de que el documento contenga nombres, números de identificación, radicados u otros datos asociados, estos deberán incorporarse en la descripción correspondiente.
La descripción documental es el proceso mediante el cual se identifican, resumen y contextualizan los documentos para facilitar su búsqueda, comprensión y recuperación dentro del expediente. Este proceso se fundamenta en los principios de la Norma Internacional ISAD-G, que establece lineamientos para describir documentos de manera estructurada, coherente y trazable. Su aplicación permite garantizar la trazabilidad, asegurar la correcta asociación de la información y ofrecer a cualquier usuario elementos suficientes para entender el contenido y propósito del documento sin necesidad de abrirlo directamente.